Wann eine Nebenkostenabrechnung für privat Mietende korrekt ist

Von: Andrea Estermeier, VerbraucherService Bayern im KDFB e.V.

Wie erkenne ich als private/-r Mieter/-in, ob meine Nebenkostenabrechnung korrekt ist? Da häufig eine Nachzahlung gefordert wird, lohnt sich eine genaue Überprüfung der Abrechnung. Was muss die Rechnung enthalten, damit sie wirksam ist? Welche Fristen gelten für Vermieter/-innen?

Mindestanforderungen an eine korrekte Nebenkostenabrechnung

Allgemein wird zwischen formellen und inhaltlichen Anforderungen unterschieden. Die Unterscheidung ist wichtig, da ein Verstoß gegen die jeweiligen Anforderungen zu unterschiedlichen Rechtsfolgen führt.

Folgende formelle Anforderungen sind zwingend erforderlich:

• Die Nebenkostenabrechnung muss eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthalten. Bei mehreren Wohneinheiten ist zudem die Zusammenstellung der Gesamtkosten für jede Nebenkostenart mit Ausweis des umlagefähigen Anteils, die Verteilerschlüssel, die Anteile des Mieters/der Mieterin, sowie der Abzug geleisteter Vorauszahlungen aufzuführen.
  

• Die Abrechnung muss für eine/-n durchschnittlich gebildete/-n Mieter/-in, der weder juristisch noch betriebswirtschaftlich geschult ist, in seinen Einzelangaben so klar und verständlich sein, dass sie nachvollziehbar ist und der Saldo nachgeprüft werden kann.
  

• Schließlich muss der korrekte Zeitraum abgerechnet worden sein. Der Abrechnungszeitraum beträgt grundsätzlich ein ganzes Jahr. Abweichungen davon sind nur ausnahmsweise zulässig. Beispielsweise kann ein Einzug während des Jahres eine Ausnahme begründen, so dass ein kürzerer Zeitraum als ein Jahr für den Meter abgerechnet wird. Jedoch darf der Abrechnungszeitraum nie länger als ein Jahr sein.

Sind die formellen Anforderungen erfüllt, ist weiter zu prüfen, ob die Abrechnung auch inhaltlich korrekt ist. Ein inhaltlicher Fehler liegt vor, wenn die aufgeführten Rechnungsposten dem Grunde oder ihrer Höhe nach nicht stimmen.

Auf welche Fristen sollte ich als Mieter/-in achten?

Als Mieter/-in ist insbesondere die Abrechnungsfrist von einem Jahr interessant. Denn die Nebenkostenabrechnung muss grundsätzlich spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraumes vorliegen. Diese Frist ist eine Ausschlussfrist. Das bedeutet, eine schuldhaft verspätete Abrechnung kann eine Nachforderung nicht mehr begründen, Mieter/-innen müssen also diese nicht zahlen. Ein etwaiges Guthaben ist davon nicht betroffen und immer auszuzahlen.

Die Unterscheidung zwischen formellen und inhaltlichen Fehlern hat bei dieser Frist entscheidende Bedeutung. Wurde eine formell fehlerhafte Abrechnung erstellt - die aber innerhalb der Abrechnungsfrist eintraf - so kann sie nur innerhalb der Abrechnungsfrist korrigiert werden. Bei inhaltlichen Fehlern ist es dem/der Vermieter/-in gestattet, auch nach Ende der Abrechnungsfrist diese eingeschränkt zu korrigieren. Die Korrektur nach der Abrechnungsfrist darf aber nicht zu Lasten der Mieter/-innen gehen. Sollte sich daher nach der Korrektur ein höherer Nachzahlungsbetrag ergeben, können Vermieter/-innen diesen nach Ablauf der Abrechnungsfrist nicht mehr wirksam fordern, soweit sie den Abrechnungsfehler zu vertreten haben. Dies gilt selbst bei einem fälschlicherweise für Mieter/-innen ausgewiesenen Guthaben. Dieses kann nach der Abrechnungsfrist nicht mehr verringert werden.

Welche Nebenkosten gibt es und welche dürfen auf Mietende umgelegt werden?

Um feststellen zu können, welche Nebenkosten man zu bezahlen hat, muss man zunächst den Mietvertrag ansehen. Es gilt der Grundsatz, dass Vermieter/-innen zur Instandhaltung und zum Unterhalt des Mietobjekts verpflichtet ist. Dazu zählen grundsätzlich auch wiederkehrende Leistungen, wie z.B. Stromkosten oder auch die Kosten für Müllentsorgung. Mieter/-innen müssen die Nebenkosten nur bezahlen, wenn im Mietvertrag eine Vereinbarung getroffen wurde, dass die Nebenkosten nicht von der Miete erfasst und extra zu bezahlen sind.

Wurde nach diesem ersten Schritt festgestellt, dass Mieter/-innen die Nebenkosten zu tragen haben, ist weiter zu prüfen, ob alle auferlegten Kosten auch als Nebenkosten geltend gemacht werden dürfen. Die Betriebskostenverordnung legt für alle Vermieter/-innen verbindlich fest, welche Kostenarten auf Mieter/-innen umgelegt werden dürfen.

Folgende zählen dazu:

• Die laufenden Lasten des Grundstücks, wie zum Beispiel die Grundsteuer
  

• Die Kosten der Wasserversorgung. Dazu gehören die Wasserverbrauchskosten, die Anmietung oder Gebrauchsüberlassung von Wasserzählern, deren Eichung, die Wartung, die Konten der Erfassung und die Aufteilung des Verbrauchs.
  

• Die Kosten der Entwässerung: Heizkosten und Kosten der zentralen Warmwasserversorgung sowie verbundene Systeme. Hier gelten einige Besonderheiten. Diese sind in der Heizkostenverordnung geregelt.
  

• Die Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs. Nichtumlagefähig sind dagegen die Reparaturkosten für den Aufzug.
  

• Die Kosten für Straßenreinigung, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Ungezieferbekämpfung und Schornsteinreinigung
  

• Die Kosten der Gartenpflege. Hier muss genau darauf geachtet werden, dass keine Instandhaltungs- oder Instandsetzungsarbeiten abgerechnet werden. Wird ein Garten neu angelegt oder Gehwege erneuert, sind das Instandhaltungskosten, die Vermietende alleine zu tragen haben. Umlagefähig sind dagegen die Kosten für die Pflege der Gärten und Grasflächen und auch die Erneuerung bestehender Pflanzen.
  

• Die Kosten der Beleuchtung
  

• Die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung. Nichtumlagefähig sind Kosten für eine Rechtsschutzversicherung, Hausratversicherung oder auch Mietausfallversicherung.
  

• Die Kosten für den Hauswart. Dieser Posten umfasst den Lohn inklusive der Sozialabgaben, aber auch die Beauftragung einer Firma. Führen Hausmeister/-innen nicht umlagefähige Arbeiten durch wie z.B. Instandhaltungsarbeiten oder Hausverwaltungsaufgaben, sind diese Kosten von den Vermieter/-innen allein zu tragen. Der Zeitanteil für die Arbeiten muss bei den Gesamtkosten der Hauswartkosten angegeben und um diesen Anteil bereinigt werden.
  

• Die Kosten der Gemeinschaftsantenne und des Kabelfernsehers
  

• Die Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege
  

• Sonstige Betriebskosten: Sollen sonstige Betriebskosten umgelegt werden, muss bereits im Mietvertrag genau geregelt sein, welche Kosten als sonstige Betriebskosten umgelegt werden sollen. Sie müssen konkret benannt sein. Es ist daher nicht möglich, später jegliche Arten von Kosten unter sonstigen Betriebskosten abzurechnen. Sonstige Betriebskosten können z.B. die Kosten der Dachrinnenreinigung sein, die Kosten für Pförtner/-innen, oder auch die Kosten für spezielle Einrichtungen im Haus wie ein Schwimmbad oder Sauna.
  

Andere als die oben aufgeführten Nebenkosten dürfen nicht abgerechnet werden. Ein Posten, der trotz Umlageverbots häufig umgelegt wird, sind die Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Diese hat allein der/die Vermieter/-in zu tragen. Einzig die Kosten für die Erstellung der Abrechnung der Heiz- und Wasserkosten dürfen auf Mietende umgelegt werden, soweit diese nach Verbrauch abgerechnet werden.

Welche Verteilerschlüssel müssen Vermieter/-innen anwenden?

Grundsätzlich muss der Verteilerschlüssel angewandt werden, der im Mietvertrag für die einzelnen Betriebskosten vereinbart wurde. Gibt es keine Regelung im Mietvertrag, schreibt das Gesetz vor, dass nach Wohnfläche abzurechnen ist. Sind die Kosten von einem erfassten Verbrauch abhängig, ist nach Verbrauch abzurechnen.

Welche Rechte haben Mietende gegen eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung?

Mietenden steht das Recht zu, die Nebenkostenabrechnung genau zu überprüfen. Dazu dürfen sie Einsicht in die Originalbelege nehmen. Damit wird es ihnen ermöglicht, die Nebenkostenabrechnung inhaltlich nachzuprüfen. Allerdings besteht der Anspruch auf Einsichtnahme der Belege mit einigen Ausnahmen nur am Wohn- oder Geschäftsort des Vermieters/der Vermieterin. Das bedeutet, er/sie muss Mietenden die Belege weder zuschicken noch Kopien anfertigen. Wird Mietenden die Einsichtnahme verwehrt, steht ihnen nach Ansicht des BGH ein Zurückbehaltungsrecht an der geforderten Nachforderungszahlung zu.

Werden bei der Überprüfung Fehler festgestellt, muss danach unterschieden werden, ob der betreffende Fehler einen formellen Mangel darstellt oder nur die inhaltliche Richtigkeit betrifft. Diese Unterscheidung ist wichtig, da unterschiedliche Rechtsfolgen an diese Qualifizierung geknüpft werden.

Formelle Fehler machen Nebenkostenabrechnung ungültig

Liegt ein formeller Fehler vor, der sich durch die komplette Abrechnung zieht, liegt schon gar keine Abrechnung vor. Ein solches Dokument, dass die formellen Anforderungen an eine Abrechnung nicht erfüllt, kann nicht als Abrechnung angesehen werden, und ist quasi als Abrechnung nicht existent. Betrifft der formelle Fehler nur einzelne Positionen und kann dieser Posten unschwer aus den restlichen Positionen herausgerechnet werden, liegt nur eine teilweise formelle Unwirksamkeit hinsichtlich dieser Position vor. Die Abrechnung im Übrigen ist wirksam. Da ein formeller Mangel dazu führt, dass gar keine Abrechnung vorliegt, gibt es für diese Mängel keine zu beachtende Einwendungsfrist.

Materielle Fehler: Einwendungsfrist beachten

Anders verhält es sich bei materiellen Fehlern. Für diese Mängel gilt eine Einwendungsfrist für Mietende von grundsätzlich einem Jahr ab Zugang der formell ordnungsgemäßen Abrechnung. Nach dieser Frist können diese Mängel nicht mehr gerügt werden und die Abrechnung wird als richtig fingiert. Grund für diese Regelung ist die Herstellung von Rechtssicherheit bei Vermieter/-innen. Denn nach dieser Frist müssen Vermietende nicht mehr mit Einwendungen rechnen, die die inhaltliche Richtigkeit betreffen.

Ein solches Einwendungsschreiben sollte schriftlich verfasst und beweisbar zugestellt werden. In der Einwendungsschrift müssen die einzelnen Fehler genau beschrieben und begründet werden.
Die Beweislast für das tatsächliche Vorliegen der Fehler liegt bei den Mietenden.

• Bei einem formellen Verstoß steht Mieter/-innen der Anspruch auf Erstellung einer ordnungsgemäßen Abrechnung zu. Bei einer teilweisen formellen Unwirksamkeit bleibt die Abrechnung im Übrigen wirksam und ist fällig.

• Liegt ein inhaltlicher Verstoß vor, so ist die fehlerhafte Position herauszurechnen. Sind Mieter/-innen nicht in der Lage, das neue Abrechnungsergebnis selbst zu berechnen, so können sie eine Neuberechnung verlangen.

• Wurde bereits die Nachforderung bezahlt und der/die Mieter/-in stellt erst im Laufe des Jahres einen Fehler fest, so hindert sie/ihn die Bezahlung nicht an der Geltendmachung der Rechte und Einwendungen. Die Bezahlung stellt keine Anerkennung der Richtigkeit der Abrechnung dar. Es können daher weiterhin Einwendungen geltend gemacht werden.

• Sollten Sie Zweifel an der Richtigkeit Ihrer Betriebs- oder Heizkostenabrechnung haben, können Sie sich beispielsweise an den Mieterbund wenden oder an den VerbraucherService Bayern wenden.
  

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