Die Heizkostenabrechnung verstehen: Fristen, Kosten, Rechte

Von: Referat 32 - Bayerisches Staatsministerium für Umwelt und Verbraucherschutz

Mieter einer zentralbeheizten Wohnung zahlen in der Regel monatliche Heizkostenvorschüsse an den Vermieter. Der Vermieter rechnet dann jährlich ab. Gegebenenfalls bekommt der Mieter eine Erstattung, in vielen Fällen muss jedoch nachgezahlt werden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Heizkostenabrechnung verstehen und prüfen können: Welche gesetzlichen Rahmenbedingungen gelten? Was hat der Mieter, was der Vermieter zu beachten?

 

Bis wann müssen Heizkosten abgerechnet werden?

Die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) enthält keine Regelungen zum Abrechnungszeitraum und zur Abrechnungsfrist. Der gesetzliche Abrechnungszeitraum für Betriebskosten, zu denen auch die Heizkosten gehören, beträgt für Mietverhältnisse über Wohnraum ein Jahr (gemäß § 556 Abs. 3 Satz 1 Halbsatz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs, BGB). Er muss allerdings nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. Der Abrechnungszeitraum muss in der Heizkostenabrechnung angegeben werden. Dabei sollte er nahtlos an den vorherigen Abrechnungszeitraum anschließen.

Die gesetzliche Abrechnungsfrist beträgt für Mietverhältnisse über Wohnraum zwölf Monate ab dem Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums (nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Wird diese Frist vom Vermieter nicht eingehalten und hat er dies selbst zu verantworten, kann er keine Nachzahlung verlangen. In diesem Fall ist der Mieter auch berechtigt, bereits getätigte Nachzahlungen vom Vermieter zurückzufordern (gemäß § 812 BGB).

Regelmäßig finden sich Regelungen zum Abrechnungszeitraum und zur Abrechnungsfrist im Mietvertrag. Zum Nachteil des Mieters darf allerdings bei Mietverhältnissen über Wohnraum nicht von den in § 556 BGB getroffenen Regelungen abgewichen werden. Die üblichen Formularmietverträge verpflichten den Vermieter, bis zu einem bestimmten Termin nach Beendigung der Heizperiode abzurechnen.

Die Heizkostenrechnung verstehen

In der Abrechnung wird in aller Regel zwischen den Energiekosten und den Heizungsnebenkosten unterschieden (im Sinne von § 2 Nummer 4 der Betriebskostenverordnung, BetrKV).

Energiekosten

In Bezug auf die Energiekosten muss die Abrechnung grundsätzlich die verbrauchte Energiemenge und die hierfür angefallenen Kosten benennen. Welche Angaben im Einzelnen zu machen sind, richtet sich danach, ob es sich um eine Öl-, Gas- oder Fernwärmeheizung handelt.

• Ölheizung: Anzuführen ist zunächst der Anfangsbestand, also der aus dem vorherigen Abrechnungszeitraum übernommene Bestand. Des Weiteren sind die Öllieferungen des aktuellen Abrechnungszeitraums anzugeben. Zum Schluss ist der Endbestand abzuziehen.

Rechenbeispiel: Der Tank einer Ölheizung weist zum 1. Januar 2022 einen Anfangsbestand von 3000 Litern auf und wird am 1. Juni 2022 mit weiteren 3000 Litern befüllt. Der am 31. Dezember 2022 gemessene Endbestand beträgt 2000 Liter. Folglich wurden im Jahr 2022 insgesamt 4000 Liter verbraucht.

• Gasheizung: Anfangs- und Endbestand wie beim Heizöl gibt es hier nicht. Angegeben werden müssen daher nur die verbrauchten Gasmengen und die entsprechenden Rechnungsbeträge.
• Fernwärme: Auch bei Zentralheizungen, die mit Fernwärme versorgt werden, sind die verbrauchte Wärmemenge und die angefallenen Kosten anzugeben.

Heizungsnebenkosten

Heizungsnebenkosten sind die Kosten, die beim Betrieb der Heizung zusätzlich zu den Energiekosten (Gas, Öl oder Fernwärme) anfallen. Dazu gehören nach § 2 Nummer 4 BetrKV insbesondere folgende Kosten:

1. Stromkosten: Bei jeder Zentralheizung fallen Stromkosten an. So wird vor allem Strom für die Umwälzpumpe benötigt. Aufgabe der Umwälzpumpe ist es, das erwärmte Heizwasser in die Wohnungen und das abgekühlte Wasser dann von den Wohnungen zurück zur Heizungsanlage zu befördern. Bei einer Gas- oder Ölheizung wird darüber hinaus der Brenner mit Strom angetrieben. Schließlich kann der Vermieter die Kosten für die Beleuchtung des Heizraums auf die Mieter umlegen, sofern diese dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit entsprechen.

2. Wartungskosten: Zu den Heizungsnebenkosten gehören auch die Wartungskosten. Umlagefähige Kosten sind solche für die Pflege der Anlage, die regelmäßige Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und -sicherheit sowie für die Reinigung der Anlage. Reparaturkosten sind keine Wartungskosten und damit grundsätzlich nicht umlagefähig.

3. Immissionsschutzmessung: Die Kosten der gesetzlich vorgeschriebenen Immissionsschutzmessung gehören ebenfalls zu den umlagefähigen Heizkosten. Oft werden diese Kosten in der Abrechnung als "Kaminkehrerkosten" aufgeführt, weil die Messungen durch den Kaminkehrer vorgenommen werden.

4. Kosten für die Bedienung der Heizungsanlage oder die Reinigung des Heizungsraums sollten nur bei (großen) Anlagen angesetzt werden, bei denen tatsächlich ein messbarer Arbeitsaufwand für die Überwachung und die Reinigung anfällt. In der Regel sind diese Kosten aber bereits durch die Kosten des Hausmeisters abgedeckt.

5. Erfassungs- und Abrechnungskosten sind ebenfalls umlagefähig. Hierzu gehören auch die Kosten für die Anmietung der Erfassungsgeräte. Erfolgt die Anmietung im Nachhinein, so hat der Vermieter die beabsichtigte Anmietung den Mietern vorher mitzuteilen. Widerspricht eine Mehrheit der Nutzer innerhalb eines Monats nach Zugang der Mitteilung, so hat die Anmietung zu unterbleiben (§ 4 Abs. 2 Satz 2 Halbsatz 2 HeizkostenV). Hält der Vermieter sich nicht daran, so kann er die Kosten für die Anmietung nicht umlegen. Auch darf der Vermieter nur die tatsächlich von ihm verauslagten Aufwendungen in die Abrechnung einstellen. Etwaige steuerliche Vorteile, die sich insbesondere bei einem Finanzierungsleasing der Erfassungsgeräte ergeben können, hat der Vermieter nach hiesiger Ansicht daher an die Mieter weiterzureichen.

6. Schließlich gehören auch die Kosten einer Verbrauchsanalyse zu den umlagefähigen Heizungsnebenkosten.

Warmwasserkosten

Erfolgt die Warmwasserbereitung über die Zentralheizung, so müssen die diesbezüglichen Kosten in der Heizkostenabrechnung gesondert ausgewiesen und auf die einzelnen Mieter umgelegt werden. Die HeizkostenV lässt hierfür mehrere Verfahren zu: Es kann entweder der anteilige Brennstoffverbrauch oder die gemessene Wärmemenge der Warmwasseranlage ermittelt werden.

Um Rechnungen des Vermieters nachprüfen zu können, hat der Mieter das Recht, Einsicht in die Originalunterlagen zu nehmen, die sich auf umlagefähige Kosten beziehen, z. B. Rechnungen, Verträge, Quittungen (gem. § 259 Abs. 1 BGB beziehungsweise § 29 Abs. 1 Neubaumietenverordnung 1970, NMV 1970). In begründeten Ausnahmefällen kann der Mieter vom Vermieter gegen Kostenerstattung auch Kopien der relevanten Unterlagen verlangen. Hat der Mieter Einwendungen gegen die Abrechnung, so kann er diese grundsätzlich bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung gegenüber dem Vermieter vorbringen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB).

Verteilung der Kosten auf die Mieter

Die Kosten werden teils nach einem festen Maßstab, teils nach dem Verbrauch auf die Mieter umgelegt. Man spricht vom Grundkosten- und vom Verbrauchskostenanteil.

Grundkostenanteil

Für den Grundkostenanteil wird meist die Wohnfläche als Maßstab benutzt: Der Kostenanteil der jeweiligen Wohnung entspricht grundsätzlich dem Verhältnis der Wohnungsgröße zur Gesamtwohn- bzw. Gesamtnutzfläche des Hauses.

Der Vermieter kann wählen, ob er die gesamte Wohn- bzw. Nutzfläche oder aber nur die Fläche der beheizten Räume ansetzt. Die HeizkostenV erlaubt, stattdessen auch auf den umbauten Raum abzustellen, und zwar entweder auf den gesamten umbauten Raum oder nur den der beheizten Räume. In jedem Fall muss für alle an die Heizung angeschlossenen Wohnungen derselbe Maßstab verwendet werden.

Verbrauchskostenanteil

Im Hinblick auf den Verbrauchskostenanteil muss der Verbrauch jeder einzelnen Wohnung erfasst werden.

Nach §§ 7 Abs. 1 Satz 1, 8 Abs. 1 der HeizkostenV müssen mindestens 50 und dürfen höchstens 70 Prozent der Kosten auf den Verbrauchskostenanteil entfallen. Dementsprechend muss der Grundkostenanteil mindestens 30 und höchstens 50 Prozent betragen. § 10 HeizkostenV lässt es aber zu, beispielsweise durch eine anfängliche Vereinbarung im Mietvertrag oder während des Mietverhältnisses einen höheren Verbrauchskostenanteil von bis zu 100 Prozent festzulegen. Der Festkostenanteil darf hingegen nie mehr als 50 Prozent der Gesamtkosten betragen. Der einmal gewählte Abrechnungsmaßstab kann beim Vorliegen sachlicher Gründe - auch mehrfach - geändert werden.

Gemeinschaftsräume: Verbrauchsunabhängige Abrechnung

Gemeinschaftsräume sind Räume, deren Nutzung allen Bewohnern offensteht, etwa Treppenhäuser oder Wasch- und Trockenräume. Diesbezüglich schreibt die HeizkostenV keine verbrauchsabhängige Abrechnung vor. Eine Ausnahme gilt aber für Schwimmbäder und Saunen. Hier muss der Verbrauch erfasst und gesondert auf die Mieter umgelegt werden. Wie die Umlage auszusehen hat, ist im Mietvertrag festzulegen.

Einfluss der CO₂-Abgabe auf die Heizkosten

Die Höhe der Heizkosten kann darüber hinaus durch die Vorgaben des Brennstoffemissionshandelsgesetz (BEHG) beeinflusst werden, das mit Wirkung zum 1. Januar 2021 bundesweit in Kraft getreten ist. Ziel des Gesetzes ist es, die nationalen sowie europäischen Klimaziele zu fördern und die Energieeffizienz zu verbessern. So sollen mit dem BEHG insbesondere die Grundlagen für den Handel mit Zertifikaten für Emissionen aus Brennstoffen geschaffen werden. Dabei soll jedes Zertifikat zur Abgabe von einer Tonne Kohlendioxid berechtigen. Die Emissionszertifikate sollen zunächst zum Festpreis verkauft und ab dem Jahr 2026 versteigert werden. Der Preis für ein Emissionszertifikat beträgt im Jahreszeitraum 2021 insgesamt 25 Euro und soll bis Ende 2025 um jährlich 5 Euro angehoben werden.

Die CO₂-Abgabe hat auch eine Steigerung der Einkaufspreise für fossile Brennstoffe wie Öl und Gas zur Folge. So ist der Preis für Heizöl um etwa 8 Cent je Liter, der Preis für Gas um rund 0,5 Cent pro kWh wegen der CO₂-Abgabe gestiegen. Da Mieter im Gegensatz zu Eigenheimbesitzern keinen Einfluss auf den energetischen Zustand ihres Wohnhauses haben, werden Vermieter seit 1. Januar 2023 an den CO2-Kosten beteiligt. Für Wohngebäude gilt ein Stufenmodell: Je schlechter der energetische Zustand eines Gebäudes, desto höher ist der Kostenanteil für Vermieter. Im Rahmen der jährlichen Heizkostenabrechnung müssen Vermieter die CO2-Kosten in Abhängigkeit des CO2-Ausstoßes pro Quadratmeter Wohnfläche und den Verteilungsschlüssel ermitteln. In Aus-nahmefällen, z.B., weil eine Sanierung aufgrund von Denkmalschutz nicht möglich ist, kann sich der Kostenanteil des Vermieters halbieren oder ganz entfallen.

Mit dem Bezug von Biogas oder Bioheizöl lässt sich die CO₂-Abgabe vermeiden oder zumindest deutlich reduzieren, so dass diese unter Umständen eine kostengünstige Alternative zu fossilen Brennstoffen bieten können.

Aufteilung der Heizkosten bei Mieter- oder Vermieterwechsel

Wechselt der Mieter während der Abrechnungsperiode, so müssen die Kosten zwischen Vor- und Nachmieter aufgeteilt werden. Für den Grundkostenanteil sieht die HeizkostenV vor, dass dieser zeitanteilig oder nach der so genannten Gradtagszahlentabelle aufgeteilt wird. Der Gradtagszahlentabelle kann der Heizwärme-Bedarf jedes Monats im Verhältnis zum Jahresbedarf entnommen werden. Damit wird der Tatsache Rechnung getragen, dass der Bedarf an Heizwärme in manchen Monaten größer ist als in anderen. So hat etwa der Januarverbrauch einen deutlich größeren Anteil am Jahresverbrauch als beispielsweise der Juliverbrauch.

Für die Aufteilung des Verbrauchskostenanteils sieht die HeizkostenV grundsätzlich eine Zwischenablesung vor. Es sind aber abweichende vertragliche Vereinbarungen zulässig. So kann etwa auch der Verbrauchskostenanteil zeitanteilig oder nach der Gradtagszahlentabelle auf Vor- und Nachmieter verteilt werden. Die Kosten der Warmwasserbereitung werden grundsätzlich zeitanteilig umgelegt.

Nicht nur der Mieter, auch der Vermieter kann wechseln, etwa im Fall eines Eigentumswechsels. In diesem Fall muss ebenfalls mehr als eine Jahresabrechnung erstellt werden: Der Mieter erhält zwei Abrechnungen, eine für die Zeit bis zum Eigentumswechsel, eine für die Zeit danach. Nicht selten wird dem Mieter in beiden Teilabrechnungen eine Nutzerwechselgebühr berechnet. Das ist rechtlich unzulässig.

Kürzungsrecht des Mieters

Ist eine verbrauchsabhängige Abrechnung erforderlich und rechnet der Vermieter dennoch nicht verbrauchsabhängig ab, so hat der Mieter das Recht, seinen Heizkostenanteil um 15 Prozent zu kürzen(gemäß § 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV). Kein Kürzungsrecht besteht, wenn der Vermieter nicht zur Verbrauchserfassung verpflichtet ist. Eine Verbrauchserfassung ist beispielsweise dann entbehrlich, wenn es sich um ein Zweifamilienhaus handelt, in dem der Vermieter die andere Wohnung bewohnt. Die Pflicht zur Verbrauchserfassung kann auch dann entfallen, wenn die Verbrauchserfassung und/oder -abrechnung nicht oder nur mit einem unwirtschaftlich hohen Aufwand möglich ist.

Zu beachten ist, dass die Kürzung nicht von Gesetzes wegen, also automatisch erfolgt. Der Mieter muss dem Vermieter mitteilen, dass er vom Kürzungsrecht Gebrauch macht. Die Kürzung kann bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung erklärt werden, § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB.

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