E-Mails an mehrere Empfänger/-innen: Was ist zu beachten?

Von: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht

Um mehrere Personen zu informieren, werden E-Mails an mehrere Empfänger/-innen gleichzeitig versendet. Die Email-Adressen werden dabei meist in das „An“-Feld oder das „CC“-Feld (in Kopie) eingetragen. Gerade im geschäftlichen Umfeld oder auch bei ehrenamtlicher Tätigkeit z. B. für einen Verein ist dieses Vorgehen jedoch zu überdenken, da damit datenschutzrechtliche Risiken einhergehen. Wie macht man es richtig?

Warum sind mehrere E-Mail-Empfänger/-innen im An- oder CC-Feld problematisch?

Bei E-Mail-Adressen handelt es sich in der Regel um personenbezogene Daten im Sinne des Datenschutzrechts (es gibt hiervon nur wenige Ausnahmefälle).

Dies gilt im Übrigen unabhängig davon, ob es sich um private oder um geschäftliche E-Mail-Adressen handelt. Viele Nutzer/-innen verwenden ihre private E-Mail-Adresse bei mehreren Diensten, so dass man von einer "digitalen Identität" der Person ausgehen kann.

Die Verarbeitung und Nutzung solch personenbezogener Daten ist aber gesetzlich nur mit Einwilligung des Adressinhabers/ der Adressinhaberin oder auf Grundlage einer sonstigen datenschutzrechtlichen Rechtsgrundlage zulässig.

Bei Eintragung der E-Mail-Adressen in das „An“-Feld oder das „CC“-Feld sehen alle Empfänger/-innen an wen die E-Mail geschickt wurde. Zudem werden durch das Versenden von E-Mails mit offen einsehbarem Verteiler auch die E-Mail-Adressen aller Empfänger/-innen als solche allen anderen Empfänger/-innen bekannt gegeben.

In vielen Fällen gibt es aber keinen Grund – und damit keine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage – dafür, die E-Mail-Adressen der einzelnen Empfänger/-innen an jeweils alle Anderen zu „streuen“. Daneben gibt es zumindest in einer Reihe von Fällen für die einzelnen Empfänger/-innen keinen ausreichenden Grund zu wissen, wer außer ihnen die E-Mail noch erhalten hat. Somit werden bei Versendung an einen „offenen E-Mail-Verteiler“ oft mindestens eine – in manchen Fällen sogar zwei – personenbezogene Informationen (Name, Email-Adresse) und damit personenbezogene Daten unzulässig an Dritte bekannt gegeben.

Die Versendung einer Sammel-E-Mail an einen offenen Verteiler stellt in diesen Fällen deshalb eine unzulässige Übermittlung personenbezogener Daten dar, die auch mit einem Bußgeld geahndet werden kann.

Durch die Versendung mit offenem Verteiler wird es zudem für sog. Spammer oder Betrüger noch einfacher gemacht, durch Abfangen oder Ausspionieren solcher E-Mails an eine Vielzahl valider, also auch tatsächlich genutzter Adressen heranzukommen. Auch im Hinblick darauf sollten offene E-Mail-Verteiler möglichst vermieden werden.

Wie mache ich es richtig?

Nur bei Eintragung der E-Mail-Adressen in das „BCC“-Feld (englisch: Blind Carbon Copy, auf Deutsch sinngemäß „Blindkopie“) wird die Nachricht so versendet, dass keiner der Empfänger erkennen kann, an wen diese E-Mail sonst noch geschickt wurde. Nutzen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie eine Nachricht an viele Empfänger versenden möchten.

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